ViDA – VAT In the Digital Age

2024: Europese richtlijn aangenomen
Op 5 november 2024 heeft de ECOFIN het pakket Btw in het digitale tijdperk (in het Engels afgekort als ‘ViDA’) aangenomen. Dit pakket aan Btw-regels is opgenomen in de ViDA-richtlijn en Verordening 2025/517. Op grond van deze richtlijn moeten ondernemers per 1 juli 2030 de gegevens over grensoverschrijdende EU-handel per transactie digitaal rapporteren ter vervanging van de huidige periodieke opgaven intracommunautaire prestaties.

De leverancier dient binnen tien dagen na de transactie (of de vooruitbetaling) een e-factuur uit te reiken aan de afnemer en rapporteert tegelijkertijd bepaalde voorgeschreven factuurgegevens op transactieniveau aan de Belastingdienst. De afnemer heeft een eigen meldingsplicht en rapporteert binnen vijf dagen na ontvangst van de e-factuur diezelfde voorgeschreven transactiegegevens aan de belastingdienst.

Vervolgens levert de Belastingdienst deze gegevens aan het vernieuwde centrale VAT Information Exchange System (VIES)-databank. Om deze bijna realtime informatievoorziening te faciliteren zijn ondernemers verplicht elektronische facturen uit te reiken die voldoen aan de in de richtlijn genoemde standaard (veelal Peppol). In de centrale VIES-databank worden vervolgens automatische cross-checks uitgevoerd op de digitale rapportagegegevens om mismatches tijdig op te sporen en fraude te bestrijden.

Niet alleen voor B2B grensoverschrijdende transacties gaat de e-facturering gelden, maar ook voor (bepaalde) prestaties waarbij de btw is verlegd naar de afnemer.

2026: Voortgang in Nederland
Andere EU-landen en handelspartners zetten nu al stappen en ook in Nederland wordt gewerkt aan een conceptwetsvoorstel aan de hand waarvan e-factureren en digitaal rapporteren in Nederland per 1 juli 2030 wordt ingevoerd.

Nederland heeft daarbij de volgende beleidskeuze gemaakt:

1. Verplicht gebruik e-facturering voor intracommunautaire en bepaalde verlegde (binnenlandse) prestaties
2. Rapportageverplichting voor de ondernemer op het moment van uitreiken e-factuur
3. Rapportageverplichting voor afnemer van de hiervoor genoemde prestaties na ontvangst van e-factuur

Vanaf 1 juli 2031 wordt e-factureren en rapporteren uitgebreid naar alle binnenlandse prestaties.

Nederlandse bedrijven die vallen onder de kleineondernemersregeling (ook wel KOR, bij een omzet van maximaal € 20.000 per kalenderjaar) worden vrijgesteld van e-facturatie en rapportage.

Het wetsvoorstel hiervoor wordt de komende tijd uitgewerkt. Daarbij onderzoekt het kabinet onder meer hoe een veilige en betrouwbare data-uitwisseling wordt ingericht en wat de bredere impact (waaronder op het aanpakken van administratieve lasten) voor ondernemers is. Het conceptwetsvoorstel wordt dit najaar in internetconsultatie gebracht. Het kabinet wil het wetsvoorstel vervolgens voor de zomer van 2027 aanbieden aan de Tweede Kamer.

Verricht een Nederlands bedrijf overigens nu al diensten aan de rijksoverheid, provincies, gemeenten, of andere (semi-) overheidsinstanties: dan rust op deze bedrijven momenteel al de verplichting om e-facturen aan te leveren via het Peppol-netwerk.

Wat heb je nodig om e-facturen te versturen
Facturen die per e-mail worden gestuurd, bijvoorbeeld als pdf, zijn geen e-facturen. E-facturen worden vaak rechtstreeks gestuurd vanuit administratie- of boekhoudsoftware, maar kunnen ook vanuit een factuurportaal verstuurd worden. Een factuurportaal is een online platform waarmee leveranciers eenvoudig e-facturen kunnen versturen naar klanten, waaronder de (Rijks)overheid.

Factuurportalen ondersteunen e-facturatie via Peppol en zijn handig wanneer een ondernemer incidenteel wil factureren aan overheidsinstanties of wanneer de ondernemer een boekhoudpakket gebruikt dat e-factureren niet ondersteund of wanneer deze geen eigen boekhoudpakket heeft.

Voorbeelden van factuurportalen

• Leveranciersportaal van de Rijksoverheid (alleen te gebruiken voor facturering aan overheidsinstanties)
• Billit
• Econnect
• Banqup
• E-Invoice.nl
• Peppelstation

Boekhoudsoftwarepakketten zoals Exact Online, Twinfield, e-Boekhouden, Snelstart en Moneybird zijn ingericht op het versturen van e-facturen via het Peppol-netwerk.

E-factureren in de praktijk
Vooral kleinere btw-ondernemers (inclusief particulieren die onroerend goed in de btw verhuren) gaan nadelen ondervinden wanneer zij verplicht worden over te stappen op e-factureren. Onder meer zijn te noemen:

• Initiële opstartkosten en implementatie: ondernemers die nog geen gebruik maken van boekhoudsoftware moeten straks verplicht overstappen op software die wel Peppol ondersteunt.
• Minder flexibiliteit (‘knutselvrijheid’): waar ondernemers voorheen facturen naar eigen smaak in Word of Excel opmaakten, zijn zij straks gebonden aan gestandaardiseerde dataformaten.

De komende jaren vervangt het Ministerie van Financiën het huidige btw-systeem; na ongeveer veertig dienstjaren is dat systeem aan vervanging toe. Het nieuwe systeem wordt stapsgewijs geïmplementeerd, waarbij de voorbereidingen op ViDA worden meegenomen. Naar verwachting gaan straks ongeveer 1,5 miljard facturen per jaar uitgewisseld worden. Omdat zowel de leverancier, als de afnemer gegevens uit een digitale factuur gaan aanleveren, is er vooral in het begin zorg over het ontstaan van mismatches.

Informatiesessie ANB
Naar aanleiding van het wetsvoorstel zullen we een sessie organiseren welke gericht is op “VIDA in de praktijk” en gaan we nader in op de impact voor ondernemers. In de sessie zullen we tevens ingaan op praktische software-tips.

Indien u nu al vragen heeft over ViDA, kunt u contact opnemen met uw relatiebeheerder.