Alles wat je moet weten over het deponeren van de jaarrekening

Wat houdt het deponeren van de jaarrekening precies in?

Deponeren betekent niets meer dan het officieel indienen van je jaarrekening bij de Kamer van Koophandel (KvK). Deze wordt openbaar en kan door iedereen worden opgevraagd. Het is geen vrijblijvend iets, maar een wettelijke verplichting voor bepaalde bedrijven.

Wie moet de jaarrekening deponeren?

Verplichting van het deponeren van de jaarrekening geldt onder andere voor:

• Besloten vennootschappen (BV’s)
• Naamloze vennootschappen (NV’s)
• Coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen
• Soms stichtingen of verenigingen bij omzet of activiteiten van een bepaalde omvang

Eenmanszaken en persoonsvennootschappen zijn meestal uitgesloten van deze plicht

Wat moet je precies deponeren?

Welke gegevens je precies moet deponeren hangt af van de grootte van je onderneming. De wet onderscheidt daarbij vier categorieën: micro, klein, middelgroot en groot. De indeling gebeurt op basis van balanstotaal, netto-omzet en aantal medewerkers. Je onderneming valt in een bepaalde categorie als je twee achtereenvolgende jaren (uitgezonderd: starters) op twee van de drie criteria binnen de grenzen blijft.

Te deponeren gegevens:

• Micro-onderneming: alleen de balans
• Kleine onderneming: de balans met toelichting
• Middelgroot: balans, toelichting én winst- en verliesrekening
• Groot: volledige jaarrekening inclusief accountantsverklaring

Wanneer moet je je jaarrekening klaar hebben en deponeren?

Nu je weet wat erin moet komen te staan, is het belangrijk om tijdig je jaarrekening te deponeren. De jaarrekening moet binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar opgesteld worden. Deze termijn kan nog met 5 maanden verlengd worden. Het bestuur ondertekent de jaarrekening. Bij NV’s en BV’s moet de jaarrekening worden vastgesteld worden door aandeelhouders. Hiervoor geldt een termijn van 2 maanden. Echter, indien alle bestuurders ook aandeelhouder zijn, dan geldt de ondertekening van de jaarrekening door het bestuur ook als vaststelling van de jaarrekening.

Binnen 8 dagen na vaststelling, maar uiterlijk na verloop van 12 maanden na afloop van het boekjaar,  moet de jaarrekening gedeponeerd worden. Het is mogelijk om uitstel aan te vragen, maar dit kan enkel bij bijzondere omstandigheden.

Hoe moet je je jaarrekening deponeren?

Er zijn verschillende manieren om je jaarrekening te deponeren:

• Digitaal via SBR, verplicht voor micro-, kleine en middelgrote bedrijven.
• Via het KvK-portaal “Zelf Deponeren Jaarrekening”. Hier kun je de jaarrekening handmatig invullen en indienen. Je krijgt direct bevestiging en ziet het resultaat in het Handelsregister.
• Voor grote ondernemingen geldt dat je in 2025 je jaarrekening nog in pdf mag deponeren, maar vanaf 1 januari 2026 geldt een verplichte elektronische deponering via SBR / (i)XBRL.

ANB helpt je graag bij het opstellen en deponeren van de jaarrekening. Zo weet je zeker dat je aan alle verplichtingen en eisen voldoet.

Wat als je te laat bent?

Het te laat deponeren van de jaarrekening wordt zeer serieus genomen en moet je te allen tijde proberen te voorkomen. Mogelijk krijg je een boete. Ook is het mogelijk dat bij faillissement de directeur persoonlijk aansprakelijk gesteld wordt wegens wanbeleid. Ook kan dit zelfs vergunningen, subsidies of een VOG RP in de weg staan. Zorg er dus altijd voor dat de jaarrekening tijdig is gedeponeerd.

Hulp nodig bij het opstellen en deponeren van je jaarrekening?

Wij begrijpen dat je liever bezig bent met ondernemen, dan met het opstellen van je jaarrekening. Daarom staan onze financieel specialisten voor je klaar. Met onze jarenlange ervaring in het opstellen van jaarrekeningen, weet je zeker dat je goed zit. Niet alleen stellen wij je jaarrekening op, we laten je ook graag zien waar nog kansen liggen. Meer weten? Neem dan gerust vrijblijvend contact op.