Alles wat je moet weten over de uitbetaling van vakantiegeld

Wanneer moet je vakantiegeld uitbetalen?

Volgens de wet moet de uitbetaling van het vakantiegeld uiterlijk op 30 juni worden gedaan over het voorafgaande opbouwjaar. In de praktijk kiezen veel werkgevers ervoor om dit in mei of juni te doen, zodat werknemers hun vakantiegeld kunnen gebruiken voor vakantieplannen. Als je het niet op tijd uitbetaalt, riskeer je een boete en/of wettelijke rente.

Waar wordt het vakantiegeld precies over berekend?

Het vakantiegeld wordt standaard berekend over het brutosalaris en over vaste toeslagen zoals de onregelmatigheidstoeslag, ploegentoeslag en structurele overwerkvergoeding. Natuurlijk zijn daar ook uitzonderingen in. Incidentele bonussen of winstuitkeringen vallen meestal niet onder het loon waar vakantiegeld over wordt berekend, tenzij deze als structureel worden gezien. Ook worden onkostenvergoedingen en een auto van de zaak hier niet in meegenomen.

Wat gebeurt er met vakantiegeld bij ontslag?

Bij het einde van een arbeidsovereenkomst moet het opgebouwde, maar nog niet uitbetaalde vakantiegeld, altijd worden meegenomen op de eindafrekening. Dit geldt voor vrijwel alle situaties waarbij de werknemer uit dienst treedt: bij opzegging door de werknemer, ontslag door de werkgever, het einde van een tijdelijk contract of bij ontslag tijdens ziekte.

Je betaalt dan het vakantiegeld over de periode vanaf het laatste uitbetalingsmoment tot aan de einddatum. Let op: ook bij ontslag tijdens de proeftijd of in de eerste maanden is er vaak al vakantiegeld opgebouwd wat moet worden uitbetaald.

Mag je vakantiegeld ook maandelijks uitbetalen?

Ja, je mag het vakantiegeld maandelijks of per kwartaal uitbetalen. Ook mag je het vakantiegeld bijvoorbeeld eerder dan in mei of juni uitbetalen. Voor alle afwijkende manieren van het uitbetalen van vakantiegeld geldt: de werknemer moet hier expliciet schriftelijk mee akkoord gaan. De afspraak moet vervolgens ook duidelijk zijn vastgelegd in  het arbeidscontract of in een addendum. Ook moet het op de loonstrook apart zichtbaar blijven als vakantietoeslag.

Sommige werkgevers kiezen ervoor om het vakantiegeld maandelijks uit te betalen omdat zo de cashflow voor werknemers beter gespreid is. Ook is het administratief wat makkelijker én heb je minder kans op verrassingen bij uitdiensttreding.

Let wel op: in sommige cao’s is maandelijkse uitbetaling van het vakantiegeld expliciet verboden. Controleer dus altijd of dat jouw cao dit toestaat. Houd er daarnaast rekening mee dat veel werknemers het vakantiegeld ervaren als een jaarlijkse bonus die ze gebruiken voor vakanties of grote uitgaven. Je werknemers zullen het dan ook eerder als negatief ervaren wanneer dit maandelijks wordt uitbetaald.

Uitzondering: geen vakantiegeld bij een zeer hoog salaris

Wanneer een werknemer meer dan drie keer het wettelijk minimumloon verdient op jaarbasis, geldt een uitzondering:

De werkgever is dan niet verplicht vakantiegeld uit te keren over het deel van het salaris boven die grens.

Dit mag alleen als:

• De afspraak expliciet en schriftelijk is vastgelegd in de arbeidsovereenkomst.
• De werknemer hiervan goed op de hoogte is.

Zonder schriftelijke afspraak blijft het recht op 8% vakantiegeld bestaan, ook bij hoge inkomens.

Meer weten over het uitbetalen van vakantiegeld?

Vakantiegeld is wettelijk goed geregeld, maar biedt ruimte voor maatwerk. Leg afspraken altijd schriftelijk vast en zorg voor duidelijke communicatie richting je werknemers. Zo voorkom je misverstanden én voldoe je aan de wettelijke verplichtingen. Loop je tegen bepaalde vraagstukken aan? Neem dan gerust contact op. Onze HR adviseurs helpen je graag verder!